Cómo usar WhatsApp Web: la guía definitiva

Si ya estás haciendo uso de WhatsApp Business en tu smartphone, no deberías limitarte a las ventajas que estos dispositivos ofrecen. Puedes sacar mucho más provecho para tu marca personal o tu empresa si aprendes cómo usar WhatsApp Web. Y es que, pese a carecer de algunas funciones con respecto a la versión para móvil, garantiza enormes facilidades que te ayudarán a impulsar tu negocio.

Además, los desarrolladores han venido optimizando las funciones ya existentes e integrando otras nuevas que resultan muy rentables a la hora de generar leads y convertir ventas. Un ejemplo de ello es el nuevo sistema de chatbots, anunciado con bombos y platillos en múltiples medios digitales, como es el caso de un reciente artículo del Milenio.

Tanto las empresas como los autónomos podrán sacar partido de este sistema de chatbots, dada la consecuente automatización y agilización en los tiempos de respuesta a cualquier hora del día, los siete días de la semana. Pero el impacto positivo de dicho sistema es aún más potente si se complementa con el uso diario de WhatsApp Web.

Lo primero: aprender a vincular WhatsApp Web

Obviamente no serás capaz de sacar partido de esta versión si antes no aprendes cómo integrar WhatsApp chat en la web. Aunque, desde ya, podemos asegurarte que se trata de algo muy fácil, y que de hecho no te tomará más de 5 minutos para hacerlo. Tan solo sigue estos 7 sencillos pasos y podrás administrar tus negocios por medio de WhatsApp Web en tu ordenador de escritorio o portátil.

  1. En tu ordenador o portátil, abre un navegador web seguro como Chrome, Safari u Opera
  2. Ingresa a la siguiente dirección URL para abrir la versión Web de WhatsApp Business
  3. Verás que aparece un código QR que debes escanear para generar el vínculo en dicho navegador
  4. Abre la aplicación en tu dispositivo móvil y despliega el menú de opciones
  5. Toca sobre “Dispositivos vinculados”. Ten en cuenta que para versiones anteriores de la App esta opción puede aparecer como “WhatsApp Web
  6. Se activará la cámara del smartphone con un pequeño recuadro que debes hacer coincidir con el cuadro del código QR
  7. Es posible que debas alejar o acercar un poco el teléfono para asegurarte de que la cámara enfoque bien el código

Inmediatamente después de esto, la interfaz de WhatsApp con tu cuenta empresarial se abrirá en la pantalla del navegador, solo que ajustada al tamaño de la misma, por lo que verás todo más grande y con mayor comodidad.

Por otro lado, te encantará saber que con este proceso tu acceso a la versión móvil no se verá para nada afectada o restringida. Lo que supone una ventaja a la hora de poder controlar tu negocio desde dos dispositivos al mismo tiempo (el móvil y la computadora). Aunque es probable que en un futuro cercano el modo multidispositivo se encuentre disponible para WhatsApp Business, ya que recientemente se ha lanzado para la versión personal, como lo revela un artículo muy reciente de Tododisca.

¿De qué sirve usar WhatsApp Business Web en una empresa?

De hecho, la alternativa web de WhatsApp Business es polivalente, con aplicaciones para distintas áreas en prácticamente cualquier modelo de negocio. De esta manera, es viable utilizarla para facilitar este tipo de aspectos:

  • Comunicación interna del equipo de trabajo: en WhatsApp Business Web se pueden crear grupos de trabajo para centralizar la comunicación de la empresa a nivel interno, es decir, del equipo de trabajo. Esto simplifica considerablemente el contacto entre todos y cada uno de los integrantes, de modo que se agiliza la atención de cualquier problema o cambios surgidos repentinamente.
  • Atención personalizada al cliente: las personas en WhatsApp están acostumbradas a mantener conversaciones con lenguajes muy informales y dinámicos. Cuando utilizan esta plataforma para entrar en contacto con una marca, es precisamente porque buscan una relación más cercana con la misma, de modo que surja una verdadera relación de confianza, a tal punto de sentir que realmente está conversando con alguien que se preocupa por atender sus necesidades en lugar de solo venderle algo.
  • Gestión de pedidos y reclamos: es cada vez más frecuente que los clientes en WhatsApp prefieran gestionar sus pedidos directamente a través de la aplicación, sin tener que recurrir a plataformas adicionales para hacer el seguimiento del estado de sus pedidos y envíos. Adicionalmente, cualquier reclamo que necesiten hacer al respecto, bien sea por un producto que no llega o por otro que lo hace en mal estado, también prefieren hacerlo a través de esa atención cercana y directa que la App facilita.
  • Campañas integrales de marketing digital: la versión empresarial de WhatsApp Web cuenta con múltiples recursos que facilitan la integración con otros canales de comunicación. En este sentido, es viable utilizarla para impulsar completas campañas de marketing digital, enlazando, por ejemplo, hacia las redes sociales de la marca o hacia su página web.
  • Campañas de marketing conversacional: a un nivel más específico, el marketing conversacional que se logra con WhatsApp es ideal para las empresas y los autónomos que verdaderamente se preocupan por estrechar lazos con sus contactos. Para esto, el recurso más básico es el texto, pero la aplicación también permite el envío de audios, imágenes, fotos, videos y productos o servicios desde un catálogo. La única limitante de la versión Web es la imposibilidad de concertar llamadas y videochats.

En general, WhatsApp Business Web brinda soluciones integrales para las pymes y los autónomos que desean optimizar el impacto de su presencia online en la era digital de hoy, donde los negocios físicos y presenciales pasan cada vez más a un segundo plano.

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5 motivos para usar la versión web de WhatsApp Business

Como lo indicamos en un principio, el uso de WhatsApp Business Web conlleva una serie de ventajas que, si bien pueden parecer simples a primera vista, evidencian un enorme impacto desde el momento en que empiezan a ser percibidas más directamente. En concreto, hay 5 beneficios de usar WhatsApp Business Web que todo negocio debería aprovechar:

  1. Aumenta la velocidad de la comunicación: con un mouse y un teclado de ordenador te resultará más sencillo pasar de una conversación a otra y, más importante aún, escribir con mayor rapidez. Además, la interfaz web permite identificar los nuevos mensajes entrantes de forma más ágil, mediante una pantalla que es indiscutiblemente más grande.
  2. Disminuye los errores ortográficos: esta ventaja se desprende principalmente de la disponibilidad de un teclado más grande. Para nadie es un secreto que los teclados en los smartphones vienen acompañados de un mayor riesgo de pulsar la tecla equivocada constantemente, y en muchos casos estos errores se pasan por alto. Con WhatsApp Business Web estos problemas podrían incluso erradicarse en su totalidad, gracias, además, a extensiones de corrección ortográfica que puedes instalar en tu navegador.
  3. Centraliza distintos recursos en un mismo lugar: teniendo en cuenta que en un navegador web es posible mantener abiertas múltiples pestañas, se vuelve indiscutible que usar WhatsApp Business por este medio es una excelente manera de centralizar tus recursos en un mismo lugar. De este modo, puedes tener abiertas otras pestañas desde las cuales atender otros asuntos de tu negocio, como la gestión de tu página web o la atención de una videoconferencia.
  4. Agiliza el acceso a tus archivos y contenidos online: en sintonía con lo anterior, vale señalar que con WhatsApp Business Web se agiliza el acceso a los archivos que tengas descargados en tu ordenador o a información online que puedes buscar con solo abrir otras pestañas. Todo esto podrás compartirlo como enlaces o archivos adjuntos con tus contactos cada vez que lo necesites.
  5. Duplica la capacidad de atención general: ya te hemos hecho un spoiler de esta ventaja cuando hablábamos de que vincular tu cuenta de WhatsApp al modo online no desactiva la versión original del dispositivo móvil. Esto se traduce en la capacidad de atender mensajes desde dos dispositivos de forma simultánea, lo que se traduce en duplicar las posibilidades de cerrar ventas o fidelizar leads mediante respuestas más rápidas y precisas.
5 motivos para usar la versión web de WhatsApp Business

Algunas desventajas a tener en cuenta

Acceder a los beneficios antes señalados tiene su precio, y es que WhatsApp Business Web viene con algunas carencias si se lo compara con la versión móvil. Tener en cuenta estas desventajas te ayudará a gestionar mejor cada acción en tus estrategias de marketing conversacional a través de WhatsApp Business para ambas plataformas (móvil y web).

  • La interfaz del navegador no cuenta con el recurso de segmentación de contactos
  • No es posible gestionar llamadas y videollamadas, aunque sí admite el envío de audios, imágenes, videos, enlaces y demás elementos
  • Se puede acceder al catálogo, pero no hay forma de modificarlo ni añadir nuevos elementos al mismo desde la versión web

Para acceder a estas funciones tendrás que recurrir ineludiblemente a tu teléfono inteligente, que también tiene sus particularidades, como la recepción de mensajes vía WhatsApp Business con Widget. Sin embargo, son detalles que merecen mucho la pena considerando el gran impacto que las ventajas mencionadas conllevan para cualquier negocio online.

Consejos para optimizar el uso de WhatsApp Business Web

Existen muchas formas de arruinar la presencia digital de una marca bien sea mediante este u otros canales de marketing online. En este sentido, es importante que anotes estos 3 consejos para optimizar tu uso de WhatsApp Business Web:

Complementa WhatsApp Business Web con la versión para móvil

Lo primero es aceptar que esta versión de la aplicación tiene sus limitaciones, y que por tanto debe ser complementada con el smartphone siempre que resulte necesario. Por ejemplo, una ventaja destacable es la de poder usar WhatsApp Business y WhatsApp en el mismo teléfono, siempre y cuando se establezca un número diferente para cada versión. Pues bien, esto mismo también es viable en WhatsApp Business Web, con una pestaña del navegador abierta para cada caso.

Crea un catálogo completo y bien estructurado

Dado que la versión web no permite crear catálogos, es recomendable que hagas esto tan bien como sea posible desde el dispositivo móvil para que, así, puedas aprovechar este recurso desde WhatsApp Business Online. En otras palabras, debes asegurarte de mantener el catálogo siempre actualizado para que posteriormente no tengas problema alguno en enviar tus productos o servicios a un contacto cuando te pregunten por ello. Después de todo, algo que sí puede hacerse desde la versión web, es acceder a un catálogo previamente creado en el móvil.

Almacena todos los recursos informativos de tu negocio en el ordenador

Buscar y enviar archivos locales por WhatsApp es más fácil de hacer mediante un ordenador de escritorio e incluso de una laptop (esto comparado con hacerlo desde la memoria interna de un smartphone). Por eso, una de las mejores formas para explotar tu cuenta de WhatsApp Business Web, es asegurándote de tener los recursos informativos de tu negocio en el equipo. Así, podrás enviarlos fácil y rápidamente en cualquier momento que sean requeridos.

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¡Vamos a ello!

Conclusiones

Las ventajas y beneficios que proporciona WhatsApp Business Web no son algo que se pueda ignorar ni mucho menos despreciar. La pereza de probar algo que va más allá de la palma de tu mano (WhatsApp para móvil), no encaja con el perfil de los autónomos y empresarios más exitosos del marketing conversacional. Por el contrario, todos ellos destacan por atreverse a explorar nuevas y mejores formas de llegar a sus leads, con el consecuente crecimiento que ello implica.

Por si fuera poco, la nueva función de WhatsApp Pay que ya se está implementando en países como Brasil y la India, hará que el mercadeo en la plataforma crezca aún más, agilizando los procesos de compra en todos los nichos. Con este panorama, se vuelve imprescindible aprender a usar la aplicación en todos los dispositivos posibles, incluyendo el acceso a WhatsApp Business Web.

Referencias

  1. Facebook habilita chatbot en WhatsApp y Messenger para empresas. (2021, 4 agosto). Milenio. https://www.milenio.com/negocios/facebook-habilita-chatbot-whatsapp-messenger-empresas
  2. Pastor, L. A. (2021, 9 agosto). El modo multidispositivo ya ha llegado a WhatsApp. Tododisca. https://www.tododisca.com/modo-multidispositivo-whatsapp/

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