WhatsApp Multiagente: Te explicamos todo lo que necesitas saber
En todo el mundo el comercio electrónico alcanza hitos históricos desde que comenzó toda esta hiper digitalización por la pandemia, una muestra de ello es el caso de México, que en junio batió un nuevo récord. Las ventas por WhatsApp Business Multiusuario son un claro ejemplo de esta nueva era del marketing conversacional, que busca generar conexiones más cercanas con los consumidores en cualquier nicho de mercado.
Dado que las empresas han logrado un gran éxito, y la demanda de sus productos y servicios vía WhatsApp resultó ser desbordante para gran parte de ellas, contar con el acceso a WhatsApp Multiagente supone todo un alivio para satisfacer dicha demanda.
Si notas que tu negocio se adentra en una etapa de crecimiento, será mejor que aprendas a hacer uso de esta herramienta para no acabar con una mala reputación por culpa de un insuficiente servicio de atención al cliente. En este post te explicamos todo lo que necesitas saber sobre WhatsApp Multiagente y cuál es la mejor forma de gestionarlo.
¿Qué es WhatsApp Multiagente?
WhatsApp Multiagente es un sistema que permite gestionar un único canal de WhatsApp a través de varios asesores de ventas de forma simultánea. No hace falta que los asesores compartan un mismo teléfono inteligente, ya que cada uno tendrá acceso a la bandeja de chats desde sus propios dispositivos, entre los que se incluyen laptops, ordenadores de escritorio e incluso tabletas. Por eso, en cierta forma, hablar de WhatsApp Multiagente también implica hablar de WhatsApp Multidispositivo.
Dicho de otro modo, con este sistema una misma cuenta de WhatsApp Business puede ser controlada por diferentes usuarios que reciben los mensajes al mismo tiempo en sus respectivos dispositivos. Pero será necesaria una organización a nivel interno para garantizar que los leads sean atendidos por el mismo agente durante todo su proceso de interacción con la marca.
Para lograr esto se puede utilizar la función de segmentación de contactos que forma parte de los recursos integrados oficialmente por WhatsApp Business. También hay otras herramientas de proveedores externos que permiten hacer un seguimiento más detallado para las empresas con los más elevados volúmenes de clientes y potenciales clientes, ofreciendo incluso la posibilidad de crear grandes equipos de trabajo con asesores cumpliendo distintos roles y funciones para brindar una atención eficiente y organizada.
Si no se tiene en cuenta este factor, resultará engorroso e incluso perjudicial que una misma persona sea atendida por distintos asesores. Después de todo, un segundo agente para el mismo cliente tendría que leer los mensajes previos de ese chat en particular, o de lo contrario podría incurrir en preguntas y comentarios repetitivos que confundirán al cliente, dejándolo con una sensación de pérdida de tiempo.
¿WhatsApp Multiagente es gratis?
Una pregunta muy recurrente es si este sistema de WhatsApp tiene algún precio. Lo cierto es que no hay una respuesta absoluta, en tanto que existen algunos métodos para hacer uso de ella de forma completamente gratuita, y otros en los que hay pagos que varían según distintos factores.
En el primer caso, WhatsApp Business Multiagente gratis constituye una buena opción para pequeños equipos de autónomos y para negocios emergentes. Mientras tanto, las alternativas de pago (que se cuentan por decenas) son prácticamente indispensables para las medianas y grandes empresas. Analicemos con más detalle cada caso:
WhatsApp Multiagente gratis
En este caso el sistema consiste en hacer uso de la capacidad de WhatsApp Business para vincularse con otro equipo mediante el navegador web o la aplicación descargable para computadoras. De esta manera, se hace posible abrir la misma cuenta de forma simultánea en dos dispositivos diferentes. Uno será el smartphone donde se aloja la aplicación, y otro puede ser cualquier laptop u ordenador de escritorio con acceso a internet.
Pero lo mejor de todo está por llegar. Recientemente se anunció que WhatsApp tiene en fase de pruebas una función multidispositivo que, además de ser compatible con WhatsApp Web y WhatsApp Desktop para PC, ahora podrá usarse desde una App descargable en tablets con Android (seguramente más adelante también estará disponible para iPad).
Según lo indica el medio digital Clarin, esta nueva función permitirá abrir una cuenta de WhatsApp en hasta cuatro diferentes equipos, todos vinculados por medio de la aplicación “original” alojada en el smartphone. Otra gran ventaja es que el teléfono podrá estar sin conexión a internet y aun así los dispositivos vinculados mantendrán el acceso a WhatsApp, aunque sí es necesario el móvil con internet para generar ese vínculo inicial.
De esta manera será posible asignar a cuatro asesores de ventas para tu negocio en WhatsApp Business utilizando un mismo número telefónico. Todo de manera oficial y sin costo alguno.
¿Cuánto cuesta WhatsApp Multiagente de pago?
Por otro lado, la alternativa de pago implica hacer uso de la API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) de WhatsApp. Esta, si bien no tiene una interfaz propia para interactuar con los contactos, permite vincularse con plataformas de socios oficiales de WhatsApp (proveedores de soluciones empresariales). Con ellas los dueños de las empresas pueden crear acceso para decenas o incluso cientos de asesores hacia los chats de un mismo perfil de WhatsApp Business.
En cuanto al precio, es importante tener en cuenta dos aspectos:
- Cobros oficiales de WhatsApp Business: la aplicación no realiza un cobro inicial por el acceso a su API, ni tampoco maneja el sistema de mensualidades. Pero sí cobra por las respuestas que se envían después de 24 horas de haber recibido un mensaje. Si la empresa responde a sus clientes antes de ese plazo, los mensajes serán gratuitos. En cualquier caso, los precios varían según el país y el volumen de mensajes que se envían. En promedio, pueden ir desde uno hasta cuatro centavos de dólar estadounidense.
- Precios de los proveedores: ahora bien, para poner una interfaz a tu disposición para recibir los mensajes de tus clientes y que estos puedan ser atendidos por la cantidad de asesores necesarios según la demanda de tus productos o servicios, debes saber que los proveedores manejan precios diferentes según los paquetes y recursos ofrecidos. Por ejemplo, los hay con cuotas básicas de 90 euros al mes.
Teniendo todo esto en cuenta, nuestro consejo es que realices una búsqueda y comparativa de los distintos proveedores de soluciones empresariales con acceso oficial a la API de WhatsApp Multiagente. Así te aseguras de encontrar el que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa y de sus capacidades financieras.
La mejor forma de gestionarlo
Si optas por la alternativa gratuita de WhatsApp Business Multiagente, es necesario que organices a tu equipo de trabajo (de 2 a 4 asesores) para velar porque no se mezclen los chats. Es decir, que si uno ha recibido el primer mensaje de “Laura”, lo ideal es que ese mismo agente se encargue de forma permanente de dicho contacto.
Esto implica crear etiquetas (recursos internos de la aplicación) para segmentar a los clientes según cada agente, y es la base para gestionar WhatsApp Multiagente gratis con eficiencia, proyectando una imagen de profesionalismo y continuidad en las interacciones.
En caso contrario, si las necesidades de tu empresa obligan al uso de la API de WhatsApp Business, no hay consejos específicos que podamos proporcionarte para alcanzar la mejor forma de gestionar el sistema Multiagente. ¿Por qué? Pues porque esto va a depender mucho del proveedor de soluciones empresariales que elijas, dado que cada uno tiene su propia interfaz, con acceso a herramientas y recursos variables en cada caso.
Conclusiones
Si tu empresa muestra signos de crecimiento, a tal punto que la capacidad de atención al cliente empieza a quedarse algo corta, será indispensable para ti hacer uso del sistema de WhatsApp Multiagente. De lo contrario, no solo estarás limitando el desarrollo de tu negocio, sino que incluso puedes llevarlo al declive debido a la mala reputación que se generaría en torno a, precisamente, la lentitud del servicio de atención al cliente.
Ahora bien, en caso de tener una pequeña empresa que recién comienza su transición a mediana, podría bastar con el uso del sistema de WhatsApp Multiagente con capacidad para cuatro usuarios simultáneamente, que además es gratuito. Te recomendamos soluciones como Lead2Team, que te permiten mostrar en la web todos los canales de contacto por los que un cliente puede hablar con tu empresa, para generar muchas más interacciones con el equipo de ventas. Pero si tus clientes ya se cuentan por cientos o miles, la mejor alternativa es hacer la inversión necesaria con proveedores de soluciones empresariales que te permiten asignar una infinidad de asesores para la misma cuenta de WhatsApp Multiagente.
Referencias
- Ramos, M. (2021, 26 agosto). En junio el índice de ingresos de ventas por internet, televisión y catálogo tocaron un nuevo máximo histórico (EMEC). Marketing 4 Ecommerce. https://marketing4ecommerce.mx/indice-de-ingresos-de-ventas-por-internet-maximo-historico-emec/
- Clarín.com. (2021, 24 agosto). WhatsApp llega a las tablets con el modo multidispositivo. Clarín. https://www.clarin.com/tecnologia/whatsapp-llega-tablets-modo-multidispositivo_0_-3GJB5rgt.html
