WhatsApp Business Multiusuario: Guía

WhatsApp Business ha sido pensada, inicialmente, para ayudar a los autónomos y a las pymes a impulsar sus campañas de marketing digital por medio de un enfoque más específico y directo: el marketing conversacional. Pero su rango de acción se limitaba a las capacidades de un único agente a cargo de las conversaciones y los pedidos.

Con el acelerado avance de las tecnologías de comunicación (por el impulso de la pandemia), ahora es posible acceder a una función de WhatsApp Multiagente que amplía muchísimo la capacidad de atención al cliente. Esto resulta particularmente útil para las medianas y grandes empresas, con un mayor volumen de mensajes y pedidos.

En este sentido, se vuelve imprescindible aprender a utilizar WhatsApp Business Multiusuario, con el beneficio que ello implica a la hora de atender más fácil y rápidamente a los clientes tanto habituales como potenciales. En esta guía te enseñaremos los distintos métodos que puedes usar para lograrlo.

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¡Vamos a ello!

WhatsApp Business Multiusuario gratis: hasta dos agentes atendiendo una misma cuenta

WhatsApp Business nació en el 2018 como una respuesta a las necesidades de pequeñas y medianas empresas que buscaban interactuar más eficientemente con los leads sin importar la localidad y los horarios. Y, teniendo en cuenta que la aplicación fue desarrollada a partir de WhatsApp Messenger (la versión personal de toda la vida), es comprensible que solo pueda ser usada desde un único dispositivo.

En otras palabras, una cuenta de WhatsApp Business puede ser explotada por un único usuario mediante el smartphone donde se encuentra alojada la aplicación. A pesar de esta limitante, gracias a las múltiples herramientas que ofrece, en conjunto con su abismal popularidad, WhatsApp empresarial ha supuesto todo un éxito para el desarrollo de Pymes y autónomos en todo el mundo.

De hecho, durante los meses más duros de la pandemia WhatsApp evitó el cierre de miles de negocios, como señala un reporte de InfoChannel dando algunos ejemplos de este hecho. Sin embargo, hay un método completamente oficial para tener a dos agentes gestionando una misma cuenta de WhatsApp Business. Si aún no lo conoces, te lo enseñamos a continuación… pero antes, debes saber que hay tres variantes de esta técnica, todas ellas libres de costo:

WhatsApp Business Multiusuario gratis: hasta dos agentes atendiendo una misma cuenta

WhatsApp Business y WhatsApp Business Web

La mejor forma de utilizar WhatsApp Business Multiusuario es aprovechando la versión gratuita de WhatsApp Business Web. Básicamente, se trata de una función oficial que permite vincular la cuenta desde tu dispositivo móvil hacia la interfaz de la aplicación en un navegador web. Lo mejor de esto es que una versión no deshabilita a la otra. Es decir, que pueden ser utilizadas de forma simultánea y en tiempo real.

Basta con que sigas estos 10 sencillos pasos para usar WhatsApp Business con dos agentes de ventas al mismo tiempo:

  1. En tu ordenador de escritorio o laptop, abre el navegador web que prefieras (recomendados: Chrome, Safari, Opera)
  2. Copia y pega el siguiente enlace https://web.whatsapp.com/ en la barra superior
  3. Verás aparecer un código QR (en el paso 7 te indicamos qué hacer con él)
  4. Ahora toma tu smartphone y abre la aplicación de WhatsApp Business
  5. Despliega el menú de opciones y elige Dispositivos vinculados. Si tienes una versión antigua de WhatsApp, verás esta opción con el nombre de WhatsApp Web
  6. Toca sobre Vincular dispositivo. En este apartado podrás ver todos los dispositivos que tienes vinculados a tu cuenta de WhatsApp mediante esta función
  7. Se activará la cámara de tu teléfono con un pequeño cuadrado que debes apuntar hacia el código QR del que hablamos en el paso 3
  8. Acerca o aleja el smartphone para asegurarte que la cámara enfoque bien el código
  9. Automáticamente, tu cuenta de WhatsApp Business se abrirá en el navegador
  10. Designa a un agente para que gestione los mensajes y pedidos de tus clientes desde el ordenador o laptop del negocio

Tú podrás seguir gestionando la cuenta de WhatsApp con mayor libertad de movimiento desde la aplicación en tu teléfono inteligente. De esta manera serás capaz de duplicar la atención al cliente (con dos usuarios de WhatsApp Business para una misma cuenta), pero también de supervisar el trabajo realizado por tu agente adicional, llegando a comprobar qué tan eficiente es con sus habilidades para las ventas y la atención en general.

WhatsApp Business y WhatsApp Business Desktop

Recientemente distintos medios digitales, como La Vanguardia, anunciaron la nueva versión para escritorio de WhatsApp. Tal y como lo oyes (o más bien lees), esta aplicación finalmente lanzó una versión descargable para computadoras con sistemas operativos de Windows y Mac. ¿Será esta una estrategia para hacer frente a competidores como Telegram? Sea cual sea el motivo, se trata de una noticia muy esperada por los usuarios.

Pero cabe señalar que no se trata de una opción demasiado diferente a la versión Web. De hecho, no trabaja de manera independiente, sino que debe estar igualmente vinculada a la aplicación central en tu dispositivo móvil mediante un código QR. En este sentido, no tiene caso explicarte el paso a paso para hacerlo, puesto que la única diferencia es que ahora debes abrir la aplicación en tu escritorio en lugar de hacerlo en el navegador web.

Ahora bien, lo que sí vamos a enseñarte es a descargar WhatsApp Business para escritorio, dado que se trata de una versión bastante nueva y muchos aún no tienen la menor idea de dónde encontrar el instalador.

  1. En tu ordenador de escritorio o laptop, abre el navegador web que prefieras (recomendados: Chrome, Safari, Opera)
  2. Copia y pega el siguiente enlace https://www.whatsapp.com/download/ en el navegador
  3. Al lado derecho de la pantalla, haz clic sobre el botón verde Descargar para… (el navegador detectará automáticamente tu sistema operativo y la versión del mismo)
  4. Opcional: En caso de que necesites el instalador para otro sistema operativo, abajo encontrarás la opción Descargar para
  5. Saltará una ventana emergente para definir la ruta donde quieres que se guarde el instalador, cuyo nombre predeterminado es WhatsAppSetup (puedes modificarlo)
  6. Una vez seleccionada la carpeta, clica en Guardar y espera a que se complete la descarga (demorará unos minutos dependiendo de tu velocidad de navegación)
  7. Abre el instalador después de buscarlo en la carpeta donde lo has guardado y espera a que se complete la instalación

Durante la instalación no hace falta hacer nada, el proceso es automático y la aplicación se abrirá por sí sola al terminar. Después de esto, basta con que sigas los pasos indicados en el apartado anterior, ya que la App se abre con un código QR listo para ser escaneado.

WhatsApp Business desde un dispositivo móvil.

WhatsApp Business Web… ¿En otro dispositivo móvil?

Otra forma de utilizar WhatsApp Multiagente Free, es haciendo exactamente lo mismo que se ha indicado en la sección de WhatsApp Business Web, con la salvedad de que esta vez lo harás desde un dispositivo móvil, preferiblemente una tablet.

En otras palabras, puedes usar el navegador web de un smartphone o una tableta para generar el vínculo con tu cuenta en la aplicación móvil. El inconveniente de este método es que la navegación web y el acceso a los chats se vuelven un poco más engorrosos, más aún en los teléfonos, donde la pantalla es más pequeña y muy probablemente debas hacer zoom para ver bien los mensajes que recibes y que escribes.

WhatsApp Business API para múltiples usuarios: para medianos y grandes equipos de trabajo

Cuando se trata de atender las necesidades de las empresas más grandes y con mayor volumen de clientes, la mejor forma de utilizar WhatsApp Business para múltiples usuarios es a través de su API (Interfaz de Programación de Aplicaciones, por sus siglas en inglés). Sin embargo, WhatsApp no otorga la API a cualquier empresa, sino que estas deben enviar una solicitud para obtenerlas y que además puede ser rechazada.

La buena noticia es que existen proveedores de WhatsApp Business API avalados por la propia empresa que rige a la aplicación, es decir, por Facebook Inc. A través de estos socios es viable acceder más fácilmente a la Interfaz de Programación de Aplicaciones de WhatsApp. Un ejemplo de ello es Lead2Team, una startup que desarrolla soluciones para empresas a través de las redes sociales, incluyendo plataformas de mensajería instantánea como WhatsApp Business.

Algo a tener muy en cuenta en este punto, es que el acceso a la API no es gratuito, y que el precio puede variar entre los distintos proveedores oficiales. Pero miles de empresas en todo el mundo (El Español) pagan por este acceso debido a los beneficios que de él se desprenden, ya que incluso permite agregar a una infinidad de agentes de ventas, todo a partir de un único número telefónico o, lo que es igual, una única cuenta de WhatsApp.

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Aspectos a tener en cuenta de la API de WhatsApp Business

Cuando hablamos de proveedores de la API de WhatsApp, nos referimos a una serie de socios oficiales de la aplicación especializados en brindar soluciones a medianas y grandes empresas, como por ejemplo el acceso a WhatsApp Multiagente de Open Source (código abierto), con el que se pretende centralizar el trabajo de decenas o hasta cientos de agentes en una misma plataforma, a pesar de que todos estén atiendo clientes que escriben a un mismo número de WhatsApp.

De esta manera, es importante aclarar que, a diferencia de WhatsApp Business y de su versión web, la API de esta aplicación no tiene una interfaz para la interacción con los contactos ni mucho menos la publicación de estados. Establecer una plataforma de interacción es algo que queda en manos de las propias empresas, pero es aquí donde los socios cobran su mayor valor, en tanto que facilitan dicha interfaz con funciones adicionales que buscan optimizar las labores de los múltiples usuarios de una misma cuenta de WhatsApp Business.

Beneficios de la API de WhatsApp Business

Como parte de estas funciones se encuentran la segmentación y distribución eficiente de los contactos, así como la organización del equipo de trabajo según sus roles específicos dentro de la empresa.

Adicionalmente, los usuarios se ahorran el tiempo de buscar nuevos prospectos, en tanto que proveedores como Lead2Team permiten crear botones de contacto vía WhatsApp que puedes anclar en cualquier parte de tu sitio web. Así pues, son las propias personas quienes se ponen en contacto con tu equipo de trabajo, generando ese tan deseado primer acercamiento.

Lo mejor de todo es que cada agente podrá trabajar desde su propio dispositivo (por eso también podemos hablar de WhatsApp Business Multidispositivo), sin siquiera estar presente en las oficinas de la empresa. Basta con que tengan un ordenador o portátil, conexión a internet y un acceso como usuario a la API de WhatsApp para tu empresa (dicho acceso sería creado únicamente por ti o por la persona que tengas a cargo del departamento de Recursos Humanos).

Conclusiones

No podemos cerrar este artículo si no es con la reciente noticia, anunciada en medios como Diario Sur, de que pronto estará disponible una versión oficial Multidispositivo de WhatsApp y WhatsApp Business. Gracias a esto, algunas empresas en crecimiento se verán enormemente beneficiadas al gestionar WhatsApp Business con hasta cinco usuarios de forma simultánea, ya que podrá usarse en la aplicación del smartphone y abrirse en otros cuatro dispositivos no telefónicos al mismo tiempo, mediante el uso de la versión web.

Esta función ya está en su modo beta, disponible para pruebas finales en algunos países como España. Para saber si en tu región está habilitada, ve al apartado de “Dispositivos vinculados” dentro de la aplicación móvil. Disponer de este acceso a WhatsApp Business Multiusuario con capacidad para 5 agentes será un gran alivio para el bolsillo de los pequeños negocios que recién inician su transición hacia medianas empresas, ya que se ahorran la inversión en los proveedores de la API de WhatsApp comercial.

Referencias

  1. Infochannel, S. (2021, 20 agosto). WhatsApp evita el cierre de Pymes. InfoChannel. https://infochannel.info/video-infochannelnews-whatsapp-pymes/
  2. Zuazo, E. (2021b, agosto 25). Ya está disponible la versión de escritorio de WhatsApp para el ordenador. La Vanguardia. https://www.lavanguardia.com/tecnologia/20210824/7679165/esta-disponible-version-beta-escritorio-whatsapp-ordenador-mmn.html
  3. Ram\U00Edrez, M. (2021c, agosto 30). WhatsApp Business cada vez más usado en los negocios: 500 millones de descargas en Google Play. El Español. https://www.elespanol.com/elandroidelibre/aplicaciones/20210830/whatsapp-business-negocios-millones-descargas-google-play/608190051_0.html
  4. Ríos, Á. D. L. (2021, 25 agosto). WhatsApp, a lo Telegram: 4 dispositivos abiertos sin que tu móvil esté conectado. Diario Sur. https://www.diariosur.es/tecnologia/internet/whatsapp-web-beta-multidispositivo-telegram-20210825140147-nt.html?ref=https%3A%2F%2Fwww.google.es%2F
  5. WhatsApp LLC. (s. f.). Cómo unirse a la versión beta para varios dispositivos o salir de ella. FAQ – WhatsApp. Recuperado 3 de septiembre de 2021, de https://faq.whatsapp.com/web/download-and-installation/how-to-join-or-leave-the-multi-device-beta

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